De vraag
De planning kostte coördinatoren samen ongeveer twee dagen per week. Ruilverzoeken en afmeldingen liepen via chats, terwijl open diensten soms pas op het laatste moment zichtbaar werden.
Voorheen
- Spreadsheet-rooster
- Meerdere groepsapps
- Ruilen via de coördinator
- Afmeldingen in chats
Nu
- Eén app voor vrijwilligers en coördinatoren
- ±2 dagenplanningstijd per week teruggebracht naar enkele uren
- 3 op 4ruilverzoeken afgehandeld zonder coördinator
- -40%diensten die op de dag zelf nog openstonden
Wat we bouwden
Vrijwilligers zien een weekoverzicht, schrijven zich in en ruilen onderling. Bezettingsregels en herinneringen nemen handwerk over. We testten met tien vrijwilligers en voerden de app per locatie in, zonder verplichte appstore-installatie.
Wat het opleverde
Coördinatoren besteden hun tijd aan het begeleiden van vrijwilligers in plaats van aan roosters. Vrijwilligers geven aan meer grip te hebben op hun eigen inzet, en het aantal diensten dat op de dag zelf nog openstaat is fors gedaald.
