CaseMobiele applicatie·Maatschappelijke organisatie
Een vrijwilligersorganisatie plande wekelijks honderden diensten via groepsapps en een spreadsheet. Een mobiele app laat vrijwilligers nu zelf diensten kiezen en ruilen.
Een organisatie met veel vrijwilligers, actief op meerdere locaties.
Deze case is op verzoek van de klant geanonimiseerd. De situatie, de aanpak en de resultaten zijn echt.
Coördinatoren plaatsten elke week een rooster in een spreadsheet en vroegen in verschillende groepsapps wie welke dienst kon doen. Afmeldingen, ruilverzoeken en vragen kwamen via dezelfde groepen binnen, tussen alle andere berichten door.
Wie een dienst had bevestigd, stond in de spreadsheet; wie zich later had afgemeld, stond soms alleen in een chatbericht.
Het plannen kostte de coördinatoren samen zo'n twee dagen per week, en toch stonden er diensten open of kwamen vrijwilligers voor niets. Vrijwilligers vonden het onoverzichtelijk en jongere vrijwilligers haakten af.
Wat concreet niet goed werkte:Het doel was een mobiele app waarin vrijwilligers zelf open diensten zien, zich inschrijven, ruilen en afmelden, en waarin coördinatoren alleen nog ingrijpen waar dat nodig is.
De app moest laagdrempelig zijn voor vrijwilligers van achttien tot tachtig jaar en werken zonder installatie uit een appstore.
Een planningsapp voor vrijwilligers slaagt of faalt op adoptie. We hebben daarom vanaf de eerste week met vrijwilligers zelf getest, niet alleen met de coördinatoren.
We volgden twee planningsweken en legden vast welke beslissingen een coördinator neemt en welke eigenlijk door vrijwilligers zelf genomen kunnen worden.
We kozen voor een app die via een link op het startscherm komt, zonder appstore. Dat verlaagde de drempel en hield de app onder eigen beheer.
Een gemengde groep gebruikte het prototype drie weken. De grootste aanpassing: een weekoverzicht in plaats van een lijst, en ruilen in twee tikken.
Maximum diensten per week, minimale bezetting per dienst en wachtlijsten zijn regels in de app, zodat coördinatoren ze niet meer hoeven te bewaken.
Locaties gingen een voor een over, met de groepsapps nog een maand als vangnet. Daarna zijn die voor planning gesloten.
We ontwikkelden een mobiele webapplicatie waarin vrijwilligers een weekoverzicht zien van open en eigen diensten, zich inschrijven, ruilen met een collega en afmelden met opgave van reden. Notificaties herinneren aan aanstaande diensten en melden open plekken.
Coördinatoren beheren in dezelfde applicatie het rooster, zien bezetting per dienst en locatie en krijgen alleen een melding als een dienst onderbezet dreigt te raken.
Coördinatoren besteden hun tijd aan het begeleiden van vrijwilligers in plaats van aan roosters. Vrijwilligers geven aan meer grip te hebben op hun eigen inzet, en het aantal diensten dat op de dag zelf nog openstaat is fors gedaald.
Ik zie in één oogopslag waar ik kan helpen en regel het zelf. Dat voelt als vertrouwen.
CodeSprinter bouwt mobiele apps die het plannen bij de mensen zelf leggen, met regels die de coördinator ontlasten. We kijken graag mee naar hoe dat in jouw organisatie werkt.
CodeSprinter bouwt software voor onderzoek en maatschappelijke impact. Van eerste idee tot dagelijks gebruik.
