CaseWebapplicatie·Procesautomatisering
Een zorgorganisatie stelde elk kwartaal handmatig rapportages samen voor gemeenten en fondsen, uit dezelfde bronsystemen. Een rapportagetool genereert ze nu op basis van vaste sjablonen en actuele cijfers.
Een organisatie die verantwoording aflegt aan meerdere gemeenten en fondsen, elk met een eigen format.
Deze case is op verzoek van de klant geanonimiseerd. De situatie, de aanpak en de resultaten zijn echt.
Elk kwartaal verzamelden twee stafmedewerkers cijfers uit het cliëntsysteem, de urenregistratie en de financiële administratie, en vulden die in zeven verschillende rapportageformats in. Teksten werden uit vorige rapportages gekopieerd en aangepast.
Elke financier stelde net andere vragen over dezelfde activiteiten, wat leidde tot verschillende definities en tot cijfers die tussen rapportages niet overeenkwamen.
De rapportages kostten elk kwartaal twee tot drie weken staftijd en bevatten regelmatig inconsistenties. Financiers stelden vragen, en het beantwoorden daarvan kostte opnieuw tijd.
Wat concreet niet goed werkte:Het doel was een applicatie die per financier op vaste momenten een rapportage samenstelt uit de actuele cijfers van de bronsystemen, volgens één set definities, en die de stafmedewerkers alleen nog laat controleren en aanvullen met toelichting.
Elk cijfer in een rapportage moest herleidbaar zijn naar de bron.
Rapportages automatiseren begint bij definities: wat is een cliënt, een contactmoment, een traject? Zolang dat per rapportage verschilt, valt er niets te automatiseren.
We ontleedden alle rapportageformats en brachten ze terug tot een kern van dertig indicatoren met eenduidige definities, afgestemd met de financiers.
Het cliëntsysteem, de urenregistratie en de financiële administratie leveren de gegevens via exports en koppelingen aan, met controles op volledigheid.
Elk format is een sjabloon dat automatisch gevuld wordt met de juiste indicatoren, in de opmaak die de financier verwacht.
Stafmedewerkers zien per cijfer de onderliggende gegevens, kunnen afwijkingen verklaren en voegen toelichting toe voordat de rapportage wordt vrijgegeven.
Eén kwartaal zijn de rapportages op beide manieren gemaakt en vergeleken. De verschillen leidden tot correcties in de definities, niet in de software.
We ontwikkelden een webapplicatie die per kwartaal de cijfers uit de bronsystemen samenbrengt, per financier een conceptrapportage genereert in het gewenste format en die aan de stafmedewerkers voorlegt ter controle.
Elk cijfer is te herleiden naar de onderliggende registraties. Toelichtingen en vrijgaven worden vastgelegd, zodat vragen van financiers direct te beantwoorden zijn.
De staf besteedt de vrijgekomen tijd aan het duiden van cijfers in plaats van aan het verzamelen ervan. Financiers krijgen rapportages die onderling kloppen, en de organisatie kan bij elke vraag direct de bron laten zien.
We zien niet meer op tegen het kwartaal. De cijfers staan er, en we weten waarom ze kloppen.
CodeSprinter automatiseert rapportages op basis van je bestaande registraties, met herleidbare cijfers. We beginnen met de definities, omdat daar het meeste te winnen valt.
CodeSprinter bouwt software voor onderzoek en maatschappelijke impact. Van eerste idee tot dagelijks gebruik.
