CaseProcesautomatisering·Maatwerksoftware
School's Cool Westland koppelt vrijwillige mentoren aan kinderen in de overgang naar de middelbare school. Wij bouwden een webapplicatie die alle mentoraanmeldingen samenbrengt, zodat coördinatoren overzicht houden, van aanmelding tot koppeling.
School's Cool Westland begeleidt met vrijwillige mentoren kinderen bij de overstap naar de middelbare school. Coördinatoren verwerken de aanmeldingen en begeleiden die tot een koppeling tussen mentor en kind.
School's Cool Westland werkt met vrijwillige mentoren die kinderen begeleiden bij de overstap naar de middelbare school. Coördinatoren verwerken de aanmeldingen en begeleiden die tot een koppeling tussen mentor en kind.
Elke aanmelding doorloopt een vast traject: van ontvangst en bevestiging via een telefonisch gesprek en een huisbezoek tot inschrijving, wachtlijst of stopzetting.
De organisatie draait op vrijwilligers en verwerkt doorlopend aanmeldingen die allemaal hetzelfde traject volgen. Zonder één centrale plek is het lastig om overzicht te houden over waar elke aanmelding staat, wie er contact heeft gehad en wat er is afgesproken.
Wat concreet niet goed werkte:Het doel was één webapplicatie voor het hele aanmeldtraject, waarin elke mentoraanmelding met status en historie wordt gevolgd en coördinatoren overzicht houden.
De organisatie werkt met wisselende vrijwilligers, dus de omgeving moest overzichtelijk zijn en makkelijk overdraagbaar, met rollen voor wat iemand mag zien en doen.
Bij een vrijwilligersorganisatie telt niet wat er allemaal kan, maar wat het team met wisselende mensen kan volhouden. Daar hebben we de applicatie op ontworpen.
We liepen het traject van aanmelding tot koppeling door en legden de vaste statusstappen vast: ontvangen, bevestigd, telefonisch gesprek, huisbezoek, ingeschreven, wachtlijst of gestopt.
Elke aanmelding krijgt een eigen plek met status, gegevens en volledige historie, doorzoekbaar en te filteren op status.
Terugkerende e-mails aan gezinnen lopen via herbruikbare sjablonen met een voorbeeldweergave, zodat berichten consistent zijn en sneller de deur uit gaan.
Een dashboard geeft zicht op de aantallen en de aanmeldingen zijn te exporteren, zodat de organisatie eenvoudig kan rapporteren.
Beheerders regelen gebruikers en rechten; elke handeling wordt in een activiteitenlog vastgelegd, zodat werk eenvoudig over te dragen is.
We ontwikkelden een webapplicatie waarin elke mentoraanmelding centraal staat en de vaste statusflow volgt. Coördinatoren zien in één overzicht waar aanmeldingen staan, filteren op status en zoeken snel een dossier terug.
Communicatie met gezinnen verloopt via sjabloon-e-mails met voorbeeldweergave, en een activiteitenlog houdt per aanmelding bij wat er is gebeurd en door wie. Beheerders regelen gebruikers, rollen en rechten; een dashboard en CSV-export geven zicht op de aantallen.
School's Cool Westland heeft nu één plek voor het hele aanmeldtraject. De status van elke aanmelding, de communicatie en de historie staan bij elkaar, zodat coördinatoren overzicht houden en werk makkelijk over te dragen is tussen vrijwilligers.
CodeSprinter bouwt maatwerksoftware die aanmeldingen en communicatie samenbrengt in één overzichtelijke omgeving. We denken graag mee over een proces dat ook met wisselende mensen werkbaar blijft.
CodeSprinter bouwt software voor onderzoek en maatschappelijke impact. Van eerste idee tot dagelijks gebruik.
