CaseWebapplicatie·Dataplatform
Een onderzoeksconsortium wisselde datasets uit via e-mail en gedeelde schijven. Een gezamenlijk dataplatform bundelt nu de data, regelt per organisatie de toegang en maakt rapportages in minuten.
Een samenwerkingsverband van meerdere organisaties in een meerjarig onderzoeksprogramma.
Deze case is op verzoek van de klant geanonimiseerd. De situatie, de aanpak en de resultaten zijn echt.
Elke partner verzamelde eigen gegevens in eigen systemen. Voor gezamenlijke analyses werden exports gemaild, samengevoegd in spreadsheets en na elke nieuwe ronde opnieuw opgeschoond.
Afspraken over wie welke data mocht zien stonden in een samenwerkingsovereenkomst, maar werden in de praktijk bewaakt door goed vertrouwen en de discipline van individuele onderzoekers.
Elke rapportage aan de subsidieverstrekker kostte dagen samenvoegwerk, en niemand kon met zekerheid zeggen welke versie van een dataset de juiste was. De toegangsafspraken waren technisch niet afgedwongen.
Wat concreet niet goed werkte:Het doel was één platform waarin elke partner zijn gegevens aanlevert volgens een vaste structuur, waar rechten per organisatie en per dataset worden afgedwongen, en waaruit de standaardrapportages automatisch komen.
Het platform moest de looptijd van het programma overleven en overdraagbaar zijn aan de kennisinstelling als beheerder.
Een dataplatform voor meerdere organisaties is vooral een afsprakenkwestie. We hebben die afspraken eerst expliciet gemaakt en daarna pas in software vastgelegd.
In werksessies bepaalden we welke gegevens gedeeld worden, in welke structuur en met welke definities. Onenigheid over definities kwam hier boven, niet pas bij de analyse.
We vertaalden de samenwerkingsovereenkomst naar concrete regels: welke organisatie welke datasets en velden mag zien, en wie mag exporteren.
Partners leveren aan via een upload of een koppeling. Elke aanlevering wordt gecontroleerd op structuur en volledigheid voordat ze wordt opgenomen.
De kwartaalrapportage was de eerste functie die live ging, omdat die de meeste tijd kostte en het nut direct bewees.
Documentatie, een beheerhandleiding en een overdrachtssessie zorgden dat de kennisinstelling het platform zelfstandig kan beheren en uitbreiden.
We ontwikkelden een webapplicatie met een centrale database waarin elke partner datasets aanlevert, beheert en deelt. Per organisatie en per dataset is vastgelegd wie mag inzien, analyseren of exporteren. Elke toegang wordt gelogd.
Standaardrapportages voor de subsidieverstrekker en het programmabestuur worden op verzoek gegenereerd op basis van de actuele data. Onderzoekers kunnen daarnaast gecontroleerde exports maken voor eigen analyses.
Het consortium besteedt zijn tijd aan analyse in plaats van aan samenvoegen. De subsidieverstrekker krijgt rapportages op basis van dezelfde cijfers die de onderzoekers gebruiken, en de toegangsafspraken zijn nu aantoonbaar.
Voor het eerst praten we in het bestuur over dezelfde cijfers, zonder discussie over welke versie klopt.
CodeSprinter bouwt dataplatforms waarin afspraken over toegang technisch worden afgedwongen. We denken graag mee over structuur, rechten en beheer op de lange termijn.
CodeSprinter bouwt software voor onderzoek en maatschappelijke impact. Van eerste idee tot dagelijks gebruik.
